Bureaureservering in 2024: uw gids voor kantoorefficiëntie

Overzicht van bureauboekingen

Desk booking, ook bekend als hot desking of flexibel zitten, biedt een innovatieve oplossing voor traditionele werkplekomgevingen die de productiviteit, medewerkerstevredenheid en ruimte-efficiëntie kan verbeteren. U bent hier aan het juiste adres als u overweegt een bureaureserveringssysteem te implementeren of hierop over te stappen. Deze gids geeft u een overzicht van het concept, de voordelen en hoe u het effectief kunt implementeren in uw organisatie.

Desk booking wint aan belang in moderne werkomgevingen waar vaste zitplaatsen tot het verleden behoren. Met dit flexibele zitplaatsensysteem kunnen werknemers een werkruimte of bureau reserveren voor een bepaalde tijd. Het biedt werkgevers en werknemers belangrijke voordelen, zoals het verminderen van verspilde ruimte, het stimuleren van creativiteit en het verbeteren van de samenwerking.

In plaats van voor elke werknemer een aparte ruimte te hebben, kunnen bedrijven die een bureaureserveringssysteem implementeren het gebruik van hun werkruimte optimaliseren, zich aanpassen aan de veranderende behoeften van hun personeel en meer flexibiliteit introduceren in hun dagelijkse activiteiten. Desk booking is effectief gebleken in co-working spaces en open kantoor lay-outs en bij traditionele bedrijven die de weg vinden naar het 'nieuwe normaal' in het tijdperk van externe en hybride werkmodellen.

Voordelen van een bureauboeking

Het gebruik van desk booking kan bedrijven van elke omvang - van starters tot grote ondernemingen - tal van voordelen bieden. Het is vooral relevant in de huidige bedrijfsomgeving, waar flexibiliteit en aanpassingsvermogen cruciaal zijn.

Op het meest basale niveau biedt desk booking aanzienlijke kostenbesparingen. Traditionele kantooromgevingen hebben vaak een efficiënter gebruik van de ruimte nodig. Gereserveerde bureaus voor afwezige of zelden aanwezige werknemers kunnen leiden tot ruimteverspilling en onnodige kosten. Aan de andere kant stelt een goed uitgevoerde strategie voor bureaureservering bedrijven in staat om intelligent gebruik te maken van hun ruimte, verspilling tegen te gaan en hun overheadkosten te verlagen.
Desk booking-systemen helpen bedrijven om het gebruik van hun ruimte efficiënt bij te houden en de nodige aanpassingen te doen. 

Desk booking - belangrijkste voordelen

• Efficiënt ruimtegebruik: een van de belangrijkste voordelen van desk booking is het efficiënte gebruik van kantoorruimte. Er is niet voor elke werknemer een bureau nodig, wat vooral voordelig kan zijn voor bedrijven met veel telewerkers of parttimers.
• Kostenbesparingen: door het ruimtegebruik te optimaliseren, kunnen organisaties de kantoorruimte die ze nodig hebben verkleinen, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen op het gebied van huur en nutsvoorzieningen.
• Betere samenwerking: door het reserveren van bureaus worden werknemers aangemoedigd om dagelijks bij verschillende collega's te zitten, wat de samenwerking tussen afdelingen en netwerken bevordert.
• Flexibiliteit en autonomie: werknemers kunnen kiezen waar ze gaan zitten, wat het moreel en de arbeidstevredenheid verhoogt. Deze flexibiliteit is vooral aantrekkelijk voor moderne werknemers, die waarde hechten aan autonomie.
• Aanpassingsvermogen: met dit systeem kunnen bedrijven hun kantoorindeling snel aanpassen aan veranderende bedrijfsbehoeften, zoals op- of afschalen of het herschikken van afdelingen.

De tevredenheid van werknemers verbeteren

Het reserveren van bureaus heeft niet alleen te maken met efficiënt ruimtebeheer, maar ook met de tevredenheid van werknemers. Bedrijven kunnen een omgeving creëren die autonomie, flexibiliteit en welzijn bevordert door werknemers hun werkplek te laten kiezen.

Als werknemers tevreden zijn met hun werkomgeving, relaties met collega's, beloning en doelgerichtheid, zullen ze het bedrijf minder snel verlaten, zelfs in moeilijke tijden. Bovendien bevorderen tevreden werknemers vaak een positief beeld van hun organisatie, wat het merkimago en het vertrouwen van klanten kan verbeteren.

Bedrijven die tegemoetkomen aan de veranderende verwachtingen van werknemers, zoals balans werk-privéen flexibele werkopties, trekken vaak toptalent aan, vooral onder jongere generaties. Bovendien hebben leiderschapsstijlen een grote invloed op de tevredenheid van werknemers. Managers die vertrouwen kweken en de inbreng van hun team erkennen en waarderen, kunnen de werktevredenheid aanzienlijk verbeteren .

Moderne werknemers, vooral millennials en Gen. Z-werknemers, hechten veel waarde aan flexibiliteit en autonomie. Met een bureaureserveringssysteem kunnen ze elke dag kiezen waar ze willen werken, of ze nu de voorkeur geven aan een rustig hoekje of een ruimte waar wordt samengewerkt. Deze flexibiliteit kan de werktevredenheid verhogen, de productiviteit verbeteren en het personeelsverloop verminderen.

Bevordert samenwerking en creativiteit

Naast individuele productiviteit kan het reserveren van bureaus de samenwerking en creativiteit in teams bevorderen. Door de barrières van starre stoelindelingen te doorbreken, kunnen werknemers nauw samenwerken met verschillende teamleden en vrijelijk ideeën en perspectieven uitwisselen. Het maakt een kruisbestuiving van ideeën binnen de organisatie mogelijk, wat innovatie bevordert.
Werken met mensen van verschillende afdelingen stimuleert een meer inclusieve cultuur. Deze praktijk stelt werknemers in staat om de activiteiten van de organisatie beter te begrijpen, waardoor de afstemming en synergie tussen functies verbetert.

De traditionele kantoorindeling, met vaste zitplaatsen, beperkt de interactie tussen werknemers vaak tot een kleine, onveranderlijke groep.

Deze opzet kan onbedoeld silo's creëren binnen een organisatie, waar ideeën en informatie alleen circuleren binnen beperkte kringen. Desk booking daarentegen introduceert een paradigmaverschuiving. Medewerkers kunnen kiezen waar ze op een bepaalde dag gaan zitten, waardoor ze worden aangemoedigd om met verschillende collega's samen te werken. Deze vrijheid om je werkomgeving te veranderen is meer dan een logistiek voordeel; het katalyseert een meer geïntegreerde en collaboratieve werkcultuur.

Wanneer werknemers naast verschillende teamleden kunnen zitten, bevordert dit op natuurlijke wijze een meer dynamische uitwisseling van ideeën en perspectieven. Een marketingprofessional die bijvoorbeeld naast het productontwikkelingsteam zit, kan nieuwe inzichten krijgen in het product, wat leidt tot beter geïnformeerde en innovatieve marketingstrategieën. Op dezelfde manier kan een medewerker van het financiële team die bij vertegenwoordigers van de klantenservice zit, de ervaringen en uitdagingen van de klant beter begrijpen, wat kan leiden tot een meer empathische en klantgerichte financiële planning.

Deze kruisbestuiving van ideeën is een belangrijke motor voor innovatie. Wanneer mensen met verschillende vaardigheden en standpunten samenkomen, dagen ze elkaars denken uit, wat leidt tot creatievere probleemoplossing en out-of-the-box ideeën. Dergelijke interacties kunnen nieuwe ideeën opwekken die misschien niet zouden ontstaan in een meer statische stoelopstelling.

Bovendien bevordert het reserveren van bureaus een meer inclusieve organisatiecultuur. Werknemers krijgen een meer holistisch inzicht in de activiteiten van de organisatie door interacties tussen verschillende afdelingen aan te moedigen. Dit verbeterde perspectief kan barrières tussen afdelingen doorbreken, wat leidt tot een meer samenhangend en op elkaar afgestemd personeelsbestand. Als werknemers begrijpen dat hun rol in het bredere plaatje past, zullen ze zich waarschijnlijk meer gewaardeerd en betrokken voelen, wat de productiviteit en innovatie verder stimuleert. Dit systeem bevordert niet alleen de samenwerking tussen afdelingen, maar ondersteunt ook de ontwikkeling van een flexibeler personeelsbestand met meer aanpassingsvermogen. In de huidige bedrijfsomgeving is het van cruciaal belang om teams te kunnen vormen en hervormen op basis van veranderende projectbehoeften.

Desk booking vergemakkelijkt deze flexibiliteit, zodat teams naar behoefte bij elkaar kunnen komen voor een project, wat de coördinatie en efficiëntie ten goede komt.

Het implementeren van een succesvol desk booking systeem vereist echter doordachte planning en management. Laten we elke stap in detail bekijken.

Software voor bureauboekingen implementeren

Het implementeren van een desk booking systeem kan ontmoedigend lijken, maar je kunt er een soepele overgang van maken door simpelweg de juiste aanpak te kiezen.

De sleutel is het begrijpen van de unieke behoeften van je organisatie en het stellen van duidelijke doelen voor wat je wilt bereiken met desk booking.

De eerste stap in dit proces is een grondige beoordeling van het huidige werkplekgebruik en de behoeften van de organisatie. Dit houdt in dat je moet begrijpen hoe werknemers werken, hun mobiliteit binnen het kantoor en het identificeren van bestaande uitdagingen met de huidige opstelling van de werkplekken. Door deze factoren te analyseren, kunt u het bureauboekingssysteem aanpassen om specifieke problemen aan te pakken: onderbenutte ruimte, drukke gebieden of een gebrek aan samenwerkingsruimten.

Technologie en hulpmiddelen

Een effectieve oplossing voor het boeken van balies vereist de juiste technologie. Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een goed bureauboekingssysteem?

• Automatisering en efficiëntie: moderne boekingssystemen voor bureaus zijn voornamelijk gebaseerd op software, waardoor het proces van het boeken van bureaus en andere kantoorruimtes wordt geautomatiseerd. Deze automatisering vermindert de administratieve last voor het personeel aanzienlijk en minimaliseert de kans op fouten of dubbele boekingen.
• Real-time updates en toegankelijkheid: deze systemen zijn ontworpen om real-time updates te bieden . Dit betekent dat wijzigingen in de beschikbaarheid van bureaus onmiddellijk worden weergegeven, waardoor conflicten worden voorkomen en een efficiënt ruimtegebruik wordt gegarandeerd. Bovendien betekent de toegankelijkheid van deze systemen via mobiele en webapps dat werknemers gemakkelijk, altijd en overal ruimtes kunnen reserveren.
• Gebruiksvriendelijke interfaces: de huidige oplossingen voor het boeken van bureaus hebben gebruikerservaring hoog in het vaandel staan. Ze bieden intuïtieve interfaces die gemakkelijk te gebruiken zijn, zelfs voor mensen die niet technisch onderlegd zijn. Deze gebruiksvriendelijkheid stimuleert een bredere acceptatie en regelmatig gebruik door werknemers.
  
• Integratie met andere tools: integratie met populaire communicatietools zoals MS Teams en Slack vergroot het nut van deze systemen nog verder. Werknemers kunnen boekingen beheren zonder hun primaire communicatieplatform te verlaten, waardoor hun workflow wordt gestroomlijnd.
  

Praktijkvoorbeeld: deskbird, de gemakkelijkste en meest veelzijdige software voor bureauboekingen

deskbird is een voorbeeld op dit gebied en laat zien hoe geavanceerde technologie het beheer van werkruimtes kan vereenvoudigen.

• Toegankelijkheid via mobiele en webapps: deskbird's platform is toegankelijk via zowel mobiele als webapps, wat flexibiliteit en gemak biedt. Dit betekent dat werknemers hun ruimteboekingen onderweg kunnen beheren, een functie die vooral handig is voor organisaties met flexibele werkafspraken of meerdere kantoorlocaties die behoefte hebben aan een personeelsbestand dat niet langer vast of locatieafhankelijk is.
• Integratie met communicatietools: deskbird integreert eenvoudig met tools zoals MS Teams en Slack, waardoor er minder wrijving is bij het schakelen tussen verschillende applicaties. Deze naadloze integratie betekent dat werknemers binnen hun primaire werkinterface kunnen blijven terwijl ze hun ruimteboekingen beheren, wat de productiviteit verhoogt.
• Inzichtelijk analyse voor optimalisatie: deskbird gaat verder dan alleen boeken; het biedt analyses die waardevolle inzichten bieden in ruimtegebruik. Deze gegevens zijn cruciaal voor bedrijven om inzicht te krijgen in hun ruimtegebruikspatronen, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen over kantoorindeling en faciliteitenbeheer.
  
• Aanpassing en schaalbaarheid: deskbird's platform is geen one-size-fits-all oplossing. Het kan worden aangepast aan de behoeften van verschillende organisaties. Deze schaalbaarheid zorgt ervoor dat het systeem relevant en praktisch blijft als een bedrijf groeit of de dynamiek van het kantoor verandert.
  
• Beveiliging en gegevensprivacyIn een tijdperk waarin gegevensbeveiliging van het grootste belang is, voldoen oplossingen voor bureauboekingen zoals deskbird aan de GDPR-regels en zijn ze ontworpen met krachtige beveiligingsmaatregelen om gevoelige informatie te beschermen.
  
• Ondersteuning voor hybride werkmodellenNaarmate hybride werkmodellen steeds meer voorkomen, zijn bureauboekingssystemen zoals deskbird essentieel voor het beheer van deze nieuwe dynamiek. Ze bieden de flexibiliteit en controle die nodig zijn om een personeelsbestand te beheren dat niet langer vast of locatieafhankelijk is.
  

Hybride werk en bureaureservering

Het reserveren van bureaus speelt een cruciale rol in het succes van hybride werkmodellen, en de app deskbird maakt het mogelijk om werkroosters op kantoor en op afstand eenvoudig te coördineren.
Met name op deskbird kunnen werknemers kiezen waar en wanneer ze op kantoor werken. Deze autonomie is cruciaal in een hybride opstelling, omdat het aansluit bij de verschillende roosters en voorkeuren van een divers personeelsbestand.

Daarnaast is het essentieel voor het optimaliseren van de middelen op kantoor en het behouden van de balans tussen werk en privé.

Het beheer van de middelen wordt steeds complexer naarmate de populatie op kantoor fluctueert. Met een bureaureserveringssysteem zoals deskbird kunnen bedrijven hun middelen afstemmen op de werkelijke behoeften, waardoor verspilling wordt tegengegaan en voorzieningen beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn.
deskbird helpt ook bij het behouden van een balans tussen werken op kantoor en werken op afstand door eenvoudige coördinatie van roosters mogelijk te maken. 

Facility management en ruimteoptimalisatie

Desk booking-systemen zoals deskbird dragen ook aanzienlijk bij tot een efficiënt beheer van faciliteiten.

Met deze systemen kunnen bedrijven eenvoudig het gebruik van hun kantoorruimte bijhouden en beheren. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt om weloverwogen beslissingen te nemen over kantoorindeling, capaciteitsplanning en andere facilitaire aspecten.

Bovendien kunnen de Analytics-functies en de kantoorcalculator van deskbird waardevolle inzichten bieden in trends en patronen in het gebruik van kantoorruimte. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om veranderingen door te voeren die de kantoorruimte optimaliseren, verspilling tegengaan en bijdragen aan een comfortabelere, productievere werkomgeving.

Uitdagingen en oplossingen

Het implementeren van een bureauboekingssysteem heeft zo zijn uitdagingen. Deze kunnen variëren van weerstand van werknemers tegen verandering tot problemen met het beheer van het systeem en het optimaliseren van het ruimtegebruik. Deze uitdagingen kunnen echter overwonnen worden met de juiste strategieën en oplossingen.

deskbird biedt tal van functies en ondersteunt bedrijven bij het overwinnen van deze uitdagingen. Van uitgebreide training en ondersteuning tot intuïtieve, gebruiksvriendelijke interfaces, deskbird's oplossing maakt het boeken van balies eenvoudig, efficiënt en voordelig voor alle bedrijven.

Laten we eens kijken naar een aantal van onze meest voorkomende use cases:

1. Breng mensen terug naar kantoorStimuleer een levendige, verbonden werkplek door iets te doen aan spijt van het woon-werkverkeer en ervoor te zorgen dat niemand zich alleen voelt. Het op elkaar afstemmen van de roosters van de teams kan de samenwerking en interactie aanzienlijk verbeteren, terwijl het verdelen van de aanwezigheid op kantoor over de week de curve van maandag tot vrijdag afvlakt en voorkomt dat het kantoor aanvoelt als een spookstad, vooral op vrijdag. Deze aanpak zorgt voor een meer dynamische en boeiende kantooromgeving.
   ‍
2. Betrokkenheid vergroten: verhoog de betrokkenheid en bevorder het saamhorigheidsgevoel door het strategisch plannen van kantoordagen voor betere samenwerking en sociale evenementen. Door gebruik te maken van tools zoals deskbird om deze evenementen te promoten, is iedereen op de hoogte en kan iedereen deelnemen, wat de retentie en loyaliteit verhoogt. Bovendien verhoogt het aanbieden van de flexibiliteit om werklocaties te kiezen op basis van activiteiten de productiviteit en biedt het voordelen voor nieuwkomers, zodat ze beter in de bedrijfscultuur integreren.
   ‍
3. Het kantoor verkleinenMaak weloverwogen vastgoedbeslissingen op basis van datagestuurde inzichten om de kantoorgrootte te optimaliseren, of het nu gaat om inkrimpen, uitbreiden of verhuizen. Deze aanpak helpt bij het behouden van een ideale resource-to-employee ratio, zorgt voor efficiënt gebruik van ruimte en middelen, en voorkomt verspilling door ongebruikte faciliteiten.
   ‍‍
   
4. Kosten optimaliseren: Verlaag de vaste en bijkomende kosten door de grootte van het kantoor aan te passen aan de werkelijke behoeften en bespaar op energie, schoonmaak, verwarming en cateringkosten. Gebruik nauwkeurige boekingsgegevens en historische gebruikspatronen om toekomstig kantoorgebruik te voorspellen, de duurzaamheid te verbeteren en waardevolle gegevens te leveren voor milieu-, sociale en bestuurlijke (ESG) rapportage.
   ‍
   
5. Kantoorbeheer vereenvoudigenStroomlijn het kantoorbeheer door overboeking en onderbenutting van ruimte te voorkomen. Implementeer het delen van bureaus om tegemoet te komen aan het groeiende aantal werknemers en ervoor te zorgen dat iedereen een geschikte werkplek vindt. Gebruik gebruiksvriendelijke beheertools die zijn geïntegreerd in uw IT-systemen voor efficiënt kantoorbeheer en naleving van veiligheidsprotocollen en documentatie-eisen, voor een soepele en efficiënte werkervaring.
   ‍
   
6. Het kantoor verkleinenMaak geïnformeerde vastgoedbeslissingen met behulp van gegevensgestuurde inzichten om de kantoorgrootte te optimaliseren, of het nu gaat om inkrimping, uitbreiding of verhuizing. Deze aanpak helpt bij het behouden van een ideale verhouding tussen middelen en werknemers, zorgt voor efficiënt gebruik van ruimte en middelen, en voorkomt verspilling door ongebruikte faciliteiten.‍
   

Toekomst van werk en bureaureservering

De toekomst van werk wordt steeds flexibeler, digitaler en meer gericht op de behoeften van werknemers. In dit veranderende landschap zullen bureauboekingssystemen zoals deskbird een essentiële rol spelen.

Door gebruik te maken van technologieën zoals AI en inzichten over de toekomstige werkplek te integreren, zal deskbird's oplossing in de voorhoede van werkplekbeheer blijven.

deskbirdprijzen en plannen

deskbird biedt een reeks prijsplannen voor bedrijven van alle groottes en behoeften. Van het Starter-plan, ideaal voor kleine bedrijven en start-ups, tot het Enterprise-plan, ontworpen voor grote bedrijven met complexe vereisten, deskbird's oplossingen zijn betaalbaar en schaalbaar.
Elk plan heeft verschillende functies die zijn ontworpen om het beheer van werkplekken te vereenvoudigen en te optimaliseren. Deze omvatten mobiele en webtoepassingen, integratie met communicatietools en geavanceerde analyses. Bedrijven kunnen het plan kiezen dat het beste bij hun behoeften en budget past.

• Het"Basis"-plan, dat € 1,80 per gebruiker per maand kost, bevat essentiële tools voor het opzetten van een flexibel kantoor. Het beschikt over native mobiele en webapps, essentiële workspace booking, Week Planning met planning en het delen van werklocaties, en integratie met Microsoft Teams, Slack, Outlook en Google Agenda.
• Het"Business" plan, voor €3,80 per gebruiker per maand, biedt een uitgebreidere suite voor het beheren van hybride kantoren. Het omvat alles in het Starter-plan, plus interactieve plattegronden, kantoor Analytics voor beheerders, parkeerplaatsen, telefooncellen, gedeelde ruimtes, Room Booking met agendasynchronisatie, analyse van planningen, kantoorevenementen en SSO-mogelijkheden (Single-Sign-On).
• Voor grotere organisaties of organisaties die geavanceerde functies nodig hebben, zoals bedrijfsbeveiliging en gegevensprivacy, biedt het"Enterprise"-plan een oplossing op maat. Dit omvat alle functies van het Business-plan, bidirectionele synchronisatie van vergaderruimten, SCIM- en HRIS-synchronisatie, aangepaste configuratie voor gegevensprivacy en mogelijkheden voor meerdere huurders.
  

Getuigenissen van klanten

De waarde van de oplossingen van deskbird blijkt duidelijk uit de ervaringen van klanten. Bedrijven uit verschillende sectoren hebben ontdekt dat deskbird's systeem voor het boeken van bureaus een game-changer is, waarmee ze hun werkplekbeheer kunnen stroomlijnen, de tevredenheid van hun werknemers kunnen verbeteren en kosten kunnen verlagen.

Van start-ups tot grote bedrijven, de feedback is overweldigend positief. Klanten prijzen deskbird's gebruiksvriendelijke interface, uitgebreide functies en uitstekende ondersteuning.

Dezebevestiging uit de praktijk onderstreept de waarde en effectiviteit van deskbird's oplossingen.