Een revolutionaire manier van studeren en werken met IU en deskbird

IU International University of Applied Sciences is een toonaangevende Duitse onderwijsinstelling. Ze zorgen dagelijks voor een revolutie in het onderwijs, omdat ze het net even anders doen. IU heeft een uitgebreid aanbod studies voor bachelor- en masterstudenten in verschillende sectoren en met verschillende formats. Met meer dan 75.000 studenten per jaar streven ze ernaar om onderwijs voor iedereen toegankelijk te maken. 

Op dit moment werken er bij IU meer dan 1.500 mensen op 30 locaties (en vanuit huis) in heel Duitsland. Bij IU staat de mens centraal en dat heeft eraan bijgedragen dat IU het Great Place to Work-certificaat heeft gekregen. De meeste IU-medewerkers werken twee tot drie dagen per week vanuit huis en komen de rest van de week naar kantoor.

IU voerde in 2020 al flexibele werkplekken in op enkele locaties. Door de pandemie was er meer behoefte aan flexibele werkoplossingen en IU was een van voorlopers op dit gebied. Bij IU hebben de meeste kantoorruimtes een speciale functie, zoals focuswerk, samenwerken, vergaderen, projectruimte of gezelligheid.

Ze vonden een tool voor het boeken van werkplekken, maar die kon de grote hoeveelheid data niet aan en was niet flexibel genoeg. IU ging dus op zoek naar een simpele, intuïtieve tool, waarmee ze konden reageren op de specifieke behoeftes van medewerkers op 30 verschillende locaties. Bovendien moest de software snel kunnen worden aangepast bij veranderingen of problemen. En medewerkers moesten makkelijk en snel een werkplek kunnen boeken in het kantoor van hun keuze.

IU introduceerde deskbird in de zomer van 2021 in een pilot van 800 medewerkers in Duitsland. Na de kick-off van het project werden een paar dingen speciaal op maat gemaakt voor IU. En slechts een week voor de lancering liet IU weten dat deskbird de nieuwe tool voor desk booking werd in het hele bedrijf. Nu kunnen medewerkers via de mobiele app of desktop app van deskbird bekijken waar hun collega's op een bepaalde dag zitten en zelf een werkplek naar keuze reserveren.

Ondanks de korte implemenatieperiode waren de medewerkers erg tevreden met de keuze voor deskbird, de tool is volgens hen eenvoudig en snel. Van het bestuur tot de werkstudenten, het draagvlak was meteen groot onder alle IU-gamechangers. En de medewerkers van IU gaven vaak constructieve feedback over hoe de software van deskbird nog beter gemaakt kan worden.