De uitdagingen van de hybride werkplek aanpakken met deskbird

Succesverhalen

De uitdagingen van de hybride werkplek aanpakken met deskbird

Gebouw Pictogram

Kantoren

1

Werknemers Pictogram

Werknemers

50+

Earth-Icon

Sector

Reclame

Kalender-Icon

Klant sinds

1 juni 2023

Maak kennis met

Rob Taylor, Head of People bij TwentyCi

De moderne werkplek verandert voortdurend en vraagt om flexibiliteit en aanpassingsvermogen.

Rob Taylor, Head of People bij TwentyCi, leidt zijn team sinds 2012 door de complexe wereld van hybride werk. Met zijn oplossingsgerichte instelling heeft hij een werkcultuur gecreëerd die werknemers inspireert om uitdagingen te overwinnen en verandering te omarmen. Rob vertelt ons hoe hij dit heeft bereikt en wat voor impact het heeft gehad op zijn team.

Uitdaging

De complexiteit van hybride werk

De coronapandemie zorgde voor een verschuiving naar een hybride werkmodel en dat bracht tal van uitdagingen met zich mee, zelfs voor een bedrijf als TwentyCi, dat al meer dan 10 jaar ervaring had met hybride werk. Rob vertelt dat de overgang van Slack naar Microsoft Teams niet zonder problemen was. Ze hadden een tool nodig die naadloos kon integreren met hun ecosysteem, dat voornamelijk op Microsoft gebaseerd was. Daarnaast hadden ze een goed doordachte oplossing nodig voor andere uitdagingen als kantoorbeheer, het naleven van de wettelijke afstandsregels en voorkeuren van werknemers voor kantoorwerkdagen. 

"Mensen wilden weten wie er naar kantoor zou komen. Is het de moeite waard om op een bepaalde plek te zitten? Ben ik in mijn eentje of zijn we met zijn zessen en wordt het een actieve en levendige dag?

Oplossing

Een gestroomlijnd proces dankzij deskbird

De oplossing was deskbird, een tool die niet alleen voorziet in de dagelijkse behoeften van TwentyCi, maar ook een platform biedt voor toekomstige groei. Rob vertelt dat ze in eerste instantie Officely gebruikten, maar dat ze tegen beperkingen aanliepen bij de integratie met Teams. Toen het bedrijf overstapte van Slack naar Teams, werd deskbird de brug die een soepele overgang mogelijk maakte. Rob legt uit:

"De overstap van Officely naar deskbird was in het begin lastig. Maar op deskbird kun je per week of per maand een planning maken, het is gewoon veel eenvoudiger. Ik denk dat 80-85% van onze werknemers is overgestapt zonder dat we ze dat hoefden te vragen.

deskbird bleek de perfecte oplossing voor TwentyCi dankzij de soepele verdeling van werkplekken, integratie met Microsoft Teams en maximale capaciteitsinstellingen. deskbird had ook een streepje voor als het ging om prijs en service. Rob benadrukt: 

"Jullie kosten zijn transparant. Er is niets erger dan een website van een tool die je misschien wilt gebruiken waarop staat dat je contact op moet nemen om de prijs op te vragen. En jullie service is uitstekend, jullie zijn heel responsief."

Dankzij de functies van deskbird kon de kantoorruimte slim worden ingericht en werden de medewerkers gelijkmatig over de week verdeeld. "Toen we op zoek gingen naar een alternatief voor Officely," zegt Rob, "was snelheid van belang, onze technisch directeur wilde snel een oplossing vinden. Hij kwam deskbird tegen en daar zijn we toen voor gegaan. Het heeft alle functies die we nodig hebben, de integratie met Microsoft was makkelijk en het is niet belachelijk duur."

Quote-Icon

"Ik zet een wekker en plan soms een maand vooruit. Het is zo eenvoudig: een paar klikken en je bent klaar. Ik heb alle medewerkers ingevoerd, bureaus toegewezen en ik hoef er niet meer over na te denken."

Rob Taylor

Head of People, TwentyCi

Impact

deskbird heeft grote impact gehad op de hybride werkplek van TwentyCi. Rob noemt bijvoorbeeld hoe makkelijk het dankzij deskbird was om aan de afstandsmaatregelen te voldoen, bureaus toe te wijzen op basis van werknemersvoorkeuren en de communicatie te stroomlijnen over wie er op een bepaalde dag op kantoor is. Werknemers vinden het fijn om te weten wie er op vakantie is of thuis werkt, waardoor ze geen spijt krijgen van het woon-werkverkeer en hun productiviteit omhoog gaat, want soms wonen ze wel twee uur van kantoor vandaan.

De uitdagingen van de hybride werkplek aanpakken met deskbird

TwentyCi ontdekt de hybride werkplek verder. Daarbij heeft Rob een goede tip voor andere bedrijven: vertrouw je mensen. Als je flexibiliteit biedt en je medewerkers als volwassenen behandelt, krijg je je investeringen meestal ruimschoots terug in productiviteit. Het hybride model van TwentyCi is succesvol omdat ze werknemers zelf laten kiezen en pas actie ondernemen als het vertrouwen wordt geschonden. En deskbird is een belangrijk onderdeel geweest van de transformatie naar een flexibelere en meer collaboratieve werkomgeving bij TwentyCi. De tool hielp bij het aanpakken van directe uitdagingen en bracht onverwacht positieve resultaten.