Efficiëntie op een nieuwe manier: waarom Headstart Studios zweert bij deskbird

Bij Headstart Studios, een e-learning expert gevestigd in Hamburg, waren ze hun tijd ver vooruit. Al sinds 2016 bieden ze online trainingen in marketing en leiderschap die collaboratief, modern, effectief en gewoon leuk zijn.

Headstart Studios is in zeer korte tijd gegroeid van een paar medewerkers naar meer dan 50. Hun kantoor middenin Hamburg was lange tijd het kloppende hart van het bedrijf, totdat in maart 2020 iedereen voorlopig thuis moest werken door de pandemie. Zodra het weer mocht, wilden de medewerkers graag weer naar kantoor komen. Zo gezegd, zo gedaan? Maar zo eenvoudig was het niet. Er was een nieuwe manier van denken nodig.

Voor de pandemie werkten de medewerkers van Headstart Studios soms al vanuit huis of onderweg. Dit werd op prijs gesteld door het jonge en dynamische team, dat met een gemiddelde leeftijd van 33 behoort tot de digital native generatie. Dus na een periode van thuiswerken wilden ze geen 5 dagen per week doorbrengen op kantoor. Er was nog steeds veel behoefte aan flexibiliteit.

Omdat het aantal medewerkers bleef doorgroeien, onstond er een tekort aan kantoorruimte bij Headstart Studios. Sommige medewerkers hadden geen vast bureau meer. Tijdens de pandemie was dit geen probleem, maar nu ze weer op kantoor konden werken was er een oplossing nodig.

Al deze ontwikkelingen leidden ertoe dat desk sharing werd ingevoerd bij Headstart Studios. Maar dat was niet zo eenvoudig. Want hoe manage je wie wanneer naar kantoor komt en wie waar zit? Dat was het startpunt van de zoektocht naar een eenvoudige oplossing om de terugkeer naar kantoor soepel te laten verlopen.

Headstart Studios lanceerde het Back To Office Initiative, een projectgroep bestaande uit medewerkers van verschillende afdelingen. Zij kregen onder andere de taak om een tool te vinden die het bedrijf kon gebruiken voor het beheer van gedeelde werkplekken.

Twee software-oplossingen haalden de eindselectie en werden uitgebreid getest. Uiteindelijk kozen de testers voor deskbird. De doorslaggevende criteria waren de look en feel van de app, dat alle benodigde functies beschikbaar waren, de aantrekkelijke prijs-kwaliteitsverhouding en het feit dat de app voldoet aan de Europese wetgeving voor gegevensbescherming.

De invoering van deskbird verliep vlot. Senior HR Manager Sophia liet de nieuwe tool zien in de "All Hands" teamvergadering en nam de tijd om individuele vragen te beantwoorden en teams te helpen waar nodig.

Verder vonden ze het bij Headstart Studios prettig dat de onboarding via Azure AD zo makkelijk was, medewerkers hoefden daardoor geen nieuw account aan te maken. En bij kleine problemen was de support van deskbird altijd snel bereikbaar om vragen te beantwoorden.