Beste bureausharingsoftware: alles wat je moet weten

Een goede software voor het delen van bureaus is een game-changer in de dynamische werkomgeving van vandaag en belichaamt de verschuiving in de werkcultuur. Bij desk sharing, ook wel bekend als hot desking software, maken meerdere werknemers op verschillende tijden gebruik van één werkplek en wordt het ouderwetse model van toegewezen bureaus overboord gegooid.

De opkomst van desk sharing is niet zomaar een rage; het is een antwoord op veranderende werkpatronen. De voordelen? Denk aan aanzienlijke kostenbesparingen in kantoorvastgoed (tot 30%), lagere overheadkosten en een hoger werknemersmoreel door flexibelere werkregelingen. Deze flexibiliteit kan zich vertalen naar kortere, prettigere woon-werkverkeer - stel je eens voor hoe fijn het is om het verkeer tijdens de spits over te slaan! Maar hoe is dat zo gekomen?

Hoe de kantoordynamiek verschuift

De pandemie heeft de dynamiek van kantoorruimtes drastisch veranderd en een grote invloed gehad op het gebruik ervan. Met het plotselinge begin van COVID-19 werden bedrijven wereldwijd gedwongen om op afstand te gaan werken, waardoor het gebruik van traditionele kantoorruimtes aanzienlijk afnam. Deze verschuiving benadrukte de haalbaarheid en voordelen van werken op afstand, wat veel organisaties ertoe aanzette om hun behoefte aan fysieke kantoorruimtes opnieuw te evalueren.

Deze herevaluatie luidde de overgang in naar hybride werkmodellen, waarbij werken op afstand en werken op kantoor worden gecombineerd. Hybride modellen bieden een balans, waarbij werknemers thuis kunnen werken en toch de mogelijkheid hebben om persoonlijk samen te werken en contact te hebben wanneer dat nodig is. Dit model vereist een dynamisch en aanpasbaar ontwerp van kantoorruimtes

Modellen voor het delen van bureaus worden in deze context bijzonder relevant. Ze komen tegemoet aan de wisselende aanwezigheid van werknemers op kantoor en zorgen voor een efficiënt gebruik van ruimte en middelen. Omdat werknemers niet langer aan één bureau gebonden zijn, verandert het kantoor in een centrum voor samenwerking en sociale interactie in plaats van alleen een plek voor individueel werk.

Maar het is niet allemaal rozengeur en maneschijn.

Desk sharing modellen kunnen ook uitdagingen met zich meebrengen, zoals het ongemak van steeds wisselende werkomgevingen en het risico op afleiding. Strategische planning en doordachte implementatie kunnen deze hindernissen echter uit de weg ruimen. We zullen onderzoeken wat er nodig is om een succesvol desk-sharing model uit te rollen.

Kritische stappen voor het implementeren van een succesvolle software voor het delen van bureaus

Het succesvol in gebruik nemen van desk sharing software vereist een zorgvuldige planning waarbij rekening wordt gehouden met logistieke en menselijke factoren. Hier volgen de belangrijkste stappen voor een soepele overgang en effectieve implementatie:

  • Analyseer de kantoorruimte: beoordeel eerst de huidige staat van je kantoor. Hoeveel mensen kunnen er werken? Is er genoeg licht, is het rustig genoeg en hoe zit het met toegang tot essentiële faciliteiten zoals printers en vergaderruimtes? Het slim indelen van de kantoorruimte is de helft van het werk.

Bereken de ideale werkplek/werknemer-ratio met onze hybride kantoorcalculator.

  • Stel een desk-sharingbeleid op: het is belangrijk dat de regels en verwachtingen rondom desk sharing duidelijk zijn. Beschrijf het reserveringsproces en wat de regels zijn voor het netjes houden van werkplekken. Werknemers voelen zich vaak meer thuis als ze een persoonlijke touch aan hun bureau kunnen geven.
  • Communicatie en training:  niet iedereen houdt van verandering. Zorg daarom dat de overgang soepel verloopt door helder te communiceren en een goede training te geven. Overweeg een proefperiode om eventuele problemen op te lossen.

En met dit punt kunnen wij je helpen met onze expertise en ervaring:

  • Gebruik een handig en eenvoudig desk-sharing systeem als deskbird: het is net of je hulp krijgt van een professionele bureaumanager. En naast het boekingssysteem heb je toegang tot waardevolle data die je kunt gebruiken om geïnformeerde beslissingen te maken over het gebruik van de kantoorruimte. In combinatie met andere oplossingen is dit het recept voor een bloeiende, productieve en harmonieuze werkplek.

Probeer de deskbird app nu gratis en bied je werknemers de flexibiliteit van desk sharing, terwijl je kosten bespaart!

  • Een schone werkomgeving is een must, vooral als ruimtes en werkplekken gedeeld worden. Moedig werknemers aan om hieraan bij te dragen, geef ze de faciliteiten die ze nodig hebben en zie hoe de werkruimte sprankelt.
  • Variatie is de sleutel tot dynamiek en dat geldt ook op kantoor. Creëer verschillende mogelijkheden met sta-tafels, stiltezones en ruimtes waar samengewerkt wordt. Op die manier kan iedereen op een prettige manier werken.

Bureau delen in het hybride werkmodel

Het hybride werkmodel vertegenwoordigt een moderne benadering van tewerkstelling, waarbij werknemers hun tijd verdelen tussen werken op afstand en op kantoor. Dit model biedt een mix van de structuur van de traditionele kantooromgeving en de flexibiliteit van werken op afstand. Het komt tegemoet aan uiteenlopende werkvoorkeuren en levensstijlen, waarbij de behoefte aan samenwerking in persoon wordt afgewogen tegen het gemak en de efficiëntie van thuiswerken.

In deze context wordt het delen van bureaus een centraal element in hybride werkomgevingen.

Het maximaliseert het gebruik van kantoorruimte door tegemoet te komen aan de verschillende roosters van werknemers. Werknemers maken gebruik van beschikbare werkplekken in plaats van vaste bureaus toe te wijzen wanneer ze op kantoor werken. Dit systeem optimaliseert het ruimtegebruik en bevordert een dynamische en collaboratieve omgeving.
Daarnaast stimuleert het delen van bureaus in hybride modellen een gevoel van gemeenschap en spontaniteit in interacties, omdat werknemers dagelijks met verschillende collega's kunnen werken. Deze variabiliteit kan de samenwerking verbeteren en nieuwe ideeën en perspectieven stimuleren. Het vermindert ook de fysieke voetafdruk van kantoorruimtes, wat in lijn is met milieubewuste en kosteneffectieve doelstellingen.

Leer hoe je productiever hybride kunt werken met deskbird!

Strategieën voor optimaal gebruik van kantoorruimte

In een dynamische werkomgeving is het belangrijk om optimaal gebruik te maken van de beschikbare kantoorruimte. Er zijn verschillende strategieën mogelijk om dit te bereiken:

  • Een desk-sharingsysteem: Hiermee kunnen werknemers vooraf een bureau reserveren, zodat de kantoorruimte efficiënt wordt gebruikt. Hierdoor heb je minder ongebruikte bureaus, ga je mee met variabele agenda's en bied je de nodige flexibiliteit. Meestal kiezen bedrijven voor een app of andere software waarmee werknemers op afstand bureaus kunnen reserveren.
  • Hot desking: dit concept houdt in dat werknemers geen vaste plek hebben, maar dat ze gebruikmaken van de werkplekken die beschikbaar zijn met als doel de ruimte efficiënt te gebruiken. Het bevordert bovendien de samenwerking tussen verschillende teams en het is een manier om kosten te besparen op ongebruikte kantoorruimte. Voor een soepele implementatie van hot desking is het belangrijk om een duidelijk beleid op te stellen en om de nodige technologische ondersteuning te hebben, zoals een desk-sharingsysteem. 
  • Activity-Based Working (ABW): ABW is een strategie waarbij een kantoor wordt ingericht in ruimtes voor samenwerken, concentreren en ontspannen. Mensen kunnen hun werkplek uitkiezen op basis van de taken die ze die dag moeten uitvoeren. Met ABW accommodeer je verschillende werkstijlen, waardoor de productiviteit verbetert en werknemers meer betrokken en tevreden zijn. Om deze strategie te implementeren moet je verschillende ruimtes in kunnen richten en moeten de werknemers zich vrij kunnen bewegen op kantoor.

Voordelen van modellen voor het delen van bureaus

Het delen van bureaus biedt aanzienlijke voordelen, met name kostenbesparingen en een verbetering van het welzijn en de productiviteit van werknemers.

Kostenbesparingen en efficiënt ruimtegebruik

  • Lagere kantoorkosten: implementatie van een hybride werkmodel met desk-sharing kan leiden tot 30% minder kantoorkosten. Bedrijven besparen het meest omdat er minder werknemers tegelijkertijd naar kantoor komen en er daarom minder ruimte nodig is.
  • Ander kantoorgebruik en -ontwerp:  in een flexibel werkmodel als desk sharing worden kantoren op een andere manier gebruikt. Mensen komen niet meer naar kantoor om individueel te werken, maar om samen te werken en hun collega's te zien.
  • Efficiënt gebruik van bureaus: als werknemers verschillende agenda's hebben, hoeven ze niet per se een eigen plek te hebben. Deze flexibiliteit betekent dat als slechts de helft van het personeel op een bepaalde dag aanwezig is, bureaus gedeeld kunnen worden, waardoor je minder kantoorruimte nodig hebt.
  • Lagere operationele kosten: met een hybride desk-sharingmodel gebruik je minder werkplekken en zijn de kosten voor schoonmaak en energie dus ook lager. 
  • Kosten voor IT en woon-werkverkeer:  in een goed ingericht hybride model, ondersteund door de juiste software, kun je op de lange termijn kosten besparen op IT en woon-werkverkeer.

Het welzijn en de productiviteit van werknemers verbeteren

  • Verhoogde productiviteit:  onderzoek toont aan dat een hybride werkmodel de productiviteit aanzienlijk kan verhogen, vooral als dit slim ingericht is met een desk-sharingsysteem. Er wordt geschat dat een goed lopend hybride model de productiviteit met wel een dag per week kan verhogen.
  • Betrokken en tevreden werknemers:  meer remote werk zorgt voor meer productiviteit, maar werknemers zijn wel minder gelukkig. Veel thuiswerken kan zorgen voor eenzaamheid en een gevoel er niet bij te horen. Een goed ingericht hybride model is de oplossing, want mensen zijn productiever, maar kunnen ook naar kantoor komen als ze dat willen, waardoor ze zich beter voelen.

Uitdagingen en oplossingen

Wanneer bedrijven beginnen met desk sharing, brengt dit vaak uitdagingen met zich mee. Voor een soepele overgang is het belangrijk om op de hoogte te zijn van eventuele uitdagingen, zodat je hierop kunt reageren. We zetten veel voorkomende uitdagingen op een rijtje en geven praktische oplossingen.

Werknemers willen niet dat er iets verandert

Uitdaging: medewerkers willen soms hun vaste bureau niet opgeven, ze zijn bang om hun eigen plekje te verliezen of ze willen niet dat hun routines verstoord worden.

‍Oplossing: 
betrek medewerkers vroeg in het proces, geen duidelijke informatie en organiseer feedbacksessies. Informeer ze over de voordelen van desk sharing, zoals meer flexibiliteit en samenwerkingsmogelijkheden.

Logistieke uitdagingen

Uitdaging: de coördinatie van desk-sharing kan logistiek complex zijn, vooral in grote organisaties met veel verschillende agenda's.

Oplossing:
zorg voor een efficiënt reserveringssysteem met duidelijke regels. Het systeem moet gebruiksvriendelijk en toegankelijk zijn voor alle medewerkers. Controleer het systeem regelmatig en vraag feedback, zodat je de nodige aanpassingen kunt maken.

Meer duidelijkheid dankzij deskbird Analytics! Analyseer kantoorgebruik en teamgedrag en creëer een betere werkplek.

Gebrek aan privacy en persoonlijke ruimte

Uitdaging: wanneer je met een desk-sharingsysteem werkt kunnen medewerkers het gevoel hebben dat ze geen privacy of persoonlijke ruimte hebben, waardoor ze minder tevreden en productief zijn.
Oplossing: zorg voor een veilige plek voor persoonlijke spullen, zoals kluisjes. Introduceer stiltezones waar mensen geconcentreerd kunnen werken en ruimtes waar een persoonlijk gesprek gevoerd kan worden. Zorg ervoor dat werknemers respectvol omgaan met gedeelde ruimtes en persoonlijke grenzen.

Een nette en schone werkomgeving

Uitdaging: werknemers zijn soms bezorgd over hoe schoon een gedeelde ruimte is, vooral na de coronapandemie.

Oplossing:
stel duidelijke hygiëneregels op en handhaaf deze. Zorg ervoor dat schoonmaakmiddelen makkelijk toegankelijk zijn. Probeer een bedrijfscultuur te creëren waar mensen samen verantwoordelijkheid nemen voor het onderhoud van gedeelde ruimtes.

Nieuwe technologie en infrastructuur

Uitdaging: een goed flexibel model met een mobiel personeelsbestand heeft baat bij de juiste technologie en een aangepaste infrastructuur. Bedrijven zien het als een hindernis om die stap te nemen.

Oplossing: investeer in betrouwbare technologie waarmee het beheer van hybride werken eenvoudig wordt. Verbeter de faciliteiten op kantoor en zorg voor genoeg stopcontacten, ergonomisch meubilair en betrouwbare Wi-Fi.

Een goede balans tussen samenwerken en concentratie

Uitdaging: het kan een uitdaging zijn om een juiste balans te bieden tussen samenwerken en individueel werken als je met een desk-sharingsysteem werkt.

Oplossing:
verdeel de werkruimte in verschillende zones die passen bij de nodige werkstijlen. Maak bijvoorbeeld een ruimte waar samengewerkt kan worden, een stiltezone en afgeschermde vergaderruimtes.

Verwachtingsmanagement en een eerlijk systeem

Uitdaging: een andere mogelijke uitdaging is ervoor zorgen dat het verdelen van bureaus op een eerlijke manier verloopt en het managen van de verwachtingen van je werknemers.

Oplossing:
denk van tevoren goed na over het desk-sharingbeleid en stel transparante en eerlijke regels op. Blijf communiceren met je werknemers, zodat je verwachtingen kunt managen en kunt reageren op eventuele problemen. 

Een shift in de bedrijfscultuur

Uitdaging: desk sharing vereist een cultuuromslag naar meer flexibiliteit en gedeelde verantwoordelijkheid.

Oplossing:
geef het goede voorbeeld op managementniveau en probeer zo een cultuur van flexibiliteit en samenwerking te stimuleren. Laat werknemers weten dat je hun inzet waardeert en beloon ze als ze zich het nieuwe werkmodel eigen maken.

De toekomst van bureaus delen

Het concept desk sharing gaat zich de komende tijd verder ontwikkelen dankzij nieuwe trends en technologische vooruitgang. Hier zijn enkele mogelijke ontwikkelingen om in gedachten te houden:

  • Toename gebruik en integratie van technologische oplossingen:
    de technologie rondom desk-sharing gaat zich waarschijnlijk verder ontwikkelen. Geavanceerde boekingssystemen kunnen AI en machine learning gebruiken om suggesties te doen op basis van agenda's en werknemersvoorkeuren. Integratie met IoT (Internet of Things) kan het proces verder stroomlijnen, waarbij sensoren automatisch de beschikbaarheid van bureaus in realtime bijwerken.
  • Personalisatie door middel van technologie: een desk-sharing systeem van de toekomst kan een gepersonaliseerde ervaring bieden, waarbij instellingen zoals bureauhoogte, monitorconfiguraties en verlichting worden aangepast op basis van het profiel van de gebruiker, wat het comfort en de productiviteit verhoogt.
  • Focus op het welzijn van werknemers: organisaties hechten steeds meer waarde aan het welzijn van hun werknemers en desk sharing kan hieraan bijdragen. Denk bijvoorbeeld aan sta-bureaus of ruimtes die geweid zijn aan de mentale en fysieke gezondheid van werknemers, zoals ontspanningszones en wellness-stations.
  • Duurzaamheid: het delen van bureaus kan bijdragen aan de verduurzaming van het kantoor omdat er minder ruimte nodig is en faciliteiten optimaal worden gebruikt. In de toekomst kunnen modellen worden ontworpen met milieuvriendelijke apparatuur en energiezuinige opstellingen.
  • Blenden van fysieke en virtuele werkplekken: de grens tussen fysieke en virtuele werkplekken zal steeds verder vervagen. Elementen als Virtual Reality (VR) of Augmented Reality (AR) kunnen worden geïntegreerd in desk sharing om naadloos samen te werken op afstand. Hierdoor wordt de tijd die men fysiek op kantoor doorbrengt nog waardevoller.
  • Dynamische en moduleerbare werkplekken: kantoren worden flexibeler en dynamischer, met meubilair en ruimtes die eenvoudig aangepast kunnen worden aan verschillende behoeften en activiteiten.
  • Focus op gemeenschap en samenwerken: de desk-sharingmodellen van de toekomst leggen de nadruk op het creëren van een gemeenschap en het bevorderen van samenwerking door gebruik te maken van ruimtes die interacties en spontane ontmoetingen aanmoedigen.
  • Wereldwijd en divers personeelsbestand: naarmate het personeelsbestand internationaler en diverser wordt, past desk sharing zich aan aan verschillende culturele en werkvoorkeuren, zodat inclusiviteit en comfort voor alle werknemers gewaarborgd zijn.

De sleutel tot het succes van de modellen voor het delen van bureaus ligt in het evenwicht tussen technologische vooruitgang en een ontwerp waarin de mens centraal staat, zodat de toekomst van werk productief is en het welzijn en de groei van werknemers bevordert.

Bureaus delen is meer dan alleen een ruimtebesparende oplossing; het weerspiegelt een veranderende werkcultuur die waarde hecht aan flexibiliteit, innovatie en het holistische welzijn van het personeel.

Vraag een gratis demo aan van de deskbird app en ontdek hoe eenvoudig het beheer van een hybride werkplek kan zijn.